Połączyć IdoSell z Mailer

Kolejnym wyzwaniem technologicznym, które zrealizowaliśmy, było stworzenie zaawansowanego mostu danych pomiędzy platformą e-commerce IdoSell a zewnętrznym systemem do email marketingu Mailer. Celem projektu było całkowite wyeliminowanie manualnego zarządzania bazami subskrybentów oraz zapewnienie pełnej, bezzwłocznej spójności danych przy zachowaniu rygorystycznych wymogów prawnych dotyczących zgód marketingowych.

Wyzwanie: Brak spójności i ryzyko prawne przy manualnej migracji

Klientka korzystająca z platformy IdoSell do obsługi sprzedaży oraz systemu Mailer do komunikacji marketingowej borykała się z problemami typowymi dla rozproszonych systemów:

• Opóźnienia w synchronizacji: Nowi klienci nie trafiali natychmiast do bazy mailingowej, co uniemożliwiało szybką wysyłkę np. kodów rabatowych za newsletter.
• Trudności w segmentacji: Dynamiczne zmiany przypisań klientów do kategorii promocji w IdoSell nie były odzwierciedlane w Mailer, co obniżało precyzję kampanii.
• Zarządzanie zgodami (RODO): Manualne pilnowanie, czy klient wycofał zgodę marketingową w jednym systemie i czy zostało to odnotowane w drugim, niosło ze sobą wysokie ryzyko błędu i konsekwencji prawnych.

Rozwiązanie: Dedykowana aplikacja pośrednicząca w architekturze "event-driven"

Opracowaliśmy i wdrożyliśmy dedykowaną aplikację działającą w tle, która funkcjonuje jako inteligentny hub danych pomiędzy API IdoSell a API Mailer. Architektura systemu opiera się na dwóch filarach: reResponse w czasie rzeczywistym oraz okresowej weryfikacji integralności.

Oto szczegółowy opis technicznego działania systemu:

Synchronizacja w czasie rzeczywistym na podstawie Webhooks Aplikacja stale monitoruje strumień zdarzeń (webhooks) generowanych przez system IdoSell. W momencie wystąpienia kluczowej czynności, takiej jak rejestracja nowego klienta lub aktualizacja danych istniejącego, system natychmiastowo przystępuje do działania:

1. Weryfikacja kryteriów: Aplikacja pobiera pełne dane klienta przez API i sprawdza, czy spełnia on precyzyjnie zdefiniowane warunki (w tym status zgód marketingowych) pozwalające na dopisanie go do bazy w Mailer.
2. Inteligentny Onboarding: Jeśli kryteria są spełnione, klient jest dodawany do systemu Mailer. Co istotne, nie jest to prosty import – aplikacja przypisuje klientowi zestaw parametrów i tagów odzwierciedlających jego status w sklepie, co umożliwia natychmiastową, automatyczną segmentację.
3. Bieżący monitoring statusu: System na bieżąco śledzi zmiany w kategoriach promocji przypisanych do klientów w IdoSell oraz aktualność ich zgód marketingowych. Każda zmiana jest natychmiastowo propagowana do systemu Mailer.

Zoptymalizowany mechanizm gwarancji integralności danych Mając na uwadze, że systemy oparte wyłącznie na webhookach mogą w rzadkich przypadkach utracić zdarzenie (np. z powodu chwilowej niedostępności API), wdrożyliśmy dodatkowy mechanizm zabezpieczający. Raz na dobę uruchamiany jest specjalny skrypt pełnej synchronizacji.

W celu drastycznego ograniczenia obciążenia zasobów serwera oraz limitów API (rate limits) obu systemów, skrypt ten został zaprojektowany w sposób wysoce zoptymalizowany:

• Algorytm detekcji różnic: Skrypt nie przesyła całej bazy danych. W pierwszej fazie pobiera jedynie lekkie sumy kontrolne lub daty modyfikacji rekordów z obu systemów.
• Synchronizacja różnicowa (Delta): Pełny proces pobrania danych z IdoSell, ich przetworzenia i aktualizacji w Mailer jest przeprowadzany wyłącznie dla tych rekordów, w których wykryto niezgodności. Pozwala to na utrzymanie 100% spójności baz przy minimalnym zużyciu transferu i mocy obliczeniowej.

Podsumowanie

Dzięki wdrożonej integracji klientka zyskała pewność, że jej baza marketingowa jest zawsze aktualna, zgodna z prawem i gotowa do precyzyjnych działań sprzedażowych. Wyeliminowanie czynnika ludzkiego w procesie synchronizacji pozwoliło na optymalizację kosztów pracy i wyeliminowanie ryzyka kosztownych pomyłek w zarządzaniu zgodami RODO.